Videokonferenz: 7 Tipps zur perfekten Vorbereitung

Gut vorbereitet in die Videokonferenz: Auf die Plätze, fertig, los!

Schöpfen Sie die Möglichkeiten von Videokonferenzen für Ihr Unternehmen voll aus. Mit diesen sieben leicht umsetzbaren Tipps rund um Technik und Setup schaffen Sie eine bessere Nutzererfahrung bei Videokonferenzen, Webinare oder Onlinetrainings. Eine gute Vorbereitung ist der halbe Erfolg!

Der Arbeitsalltag hat für die meisten Unternehmer in den letzten Wochen, den letzten Monaten eine ganz neue Wendung genommen. Die Bedeutung persönlicher Kommunikation ist uns neu bewusst geworden. Bis auf weiteres findet der Austausch mit anderen hauptsächlich per Video und am Telefon statt. Der notwendigen Zugänge im Homeoffice sind eingerichtet, Videokonferenzen auf den verschiedensten Plattformen sind alltäglich geworden, Webinare und Online-Training ersetzen die ursprünglich für dieses Jahr geplanten Workshops und Live-Trainings.

Rasche Einarbeitung in neue Bereiche ist gefragt – und grundlegendes Umdenken, vor allem im Umgang mit dem Medium Video: Mehr und mehr Unternehmern wird gerade bewusst, dass es nicht reicht, wenn die Videokonferenz läuft. Vielmehr kommt es darauf an, WIE sie läuft.

Wie Sie schnell und einfach, bestens vorbereitet Ihre Videokonferenz einrichten

Die Basis sind funktionierende Technik und gute Vorbereitung. Im nächsten Schritt geht es um Einstellung und Platzierung von Kamera, Mikrofon und Licht. Und schließlich geht es um Sie als Person: Ihr Verhalten, Ihre Ausstrahlung und Haltung – kurz: eine zeitgemäße Video-Etikette.

Denn für gute Ergebnisse, produktive Meetings, gute Verkaufsgespräche, Kommunikation mit Kunden oder Dienstleistern ebenso wie mit Ihrem Team ist es entscheidend, dass Sie als Unternehmer sich selbst bestmöglich in Szene setzen (das gilt natürlich auch für Ihre Mitarbeiter).

Hier zeige ich, wie Sie sich vor der Kamera verhalten, um eine optimale Wirkung bei Ihren Gesprächspartnern erzielen – und zwar ganz leicht und natürlich, als wären Sie unbeobachtet.

Wenn Sie die folgenden 7 Tipps umsetzen, sind Sie perfekt vorbereitet und haben alle Voraussetzungen geschaffen, um in Ihrer nächsten Videokonferenz, dem nächsten Zoom-Call oder dem nächsten GotoMeeting besser rüberzukommen, sicher aufzutreten und Ihre Inhalte selbstsicher und wirkungsvoll zu vermitteln.

1. Der richtige Arbeitsplatz – gut gewählt ist halb gewonnen

Haben Sie Ihren Homeoffice-Arbeitsplatz gut gewählt? Ich weiß: Die Möglichkeiten sind oft eingeschränkt – und doch kann man durch kleine Tricks vieles optimieren.

Homeoffice – schön und gut. Aber unter der Bequemlichkeit des Arbeitens zuhause sollte die Professionalität nicht leiden.

Also bitte nicht so:

Sie arbeiten auf dem Sofa mit Laptop auf dem Schoß… Oh das nächste Meeting beginnt in drei Minuten? Rasch etwas aufgerichtet, Laptop auf dem Couchtisch justiert – und direkt aus der Nasenloch-Perspektive in die Kamera geblickt.

Ja, Sie sind pünktlich im Meeting – aber schön ist das nicht. Und auf Dauer auch nicht förderlich für Ihr Standing bei Ihrem Gegenüber. Schließlich handelt es sich – trotz Homeoffice – um ein Geschäftsmeeting. Da gelten einige Benimmregeln und wie sonst auch ist der erste Eindruck ist entscheidend, den man auf neue Gesprächspartner macht.

Für einen professionellen Auftritt brauchen Sie ein professionelles Umfeld. Darum wählen Sie den Platz, an dem Sie an Videokonferenzen teilnehmen, sorgfältig aus:

Arbeite ich in einer ruhigen Ecke oder kann mich zurückziehen – also auch die Tür zu machen?
Wo ist mein Arbeitsplatz zuhause? Am Küchentisch? An einem Schreibtisch im Dachgeschoss? Und wie ist mein Schreibtisch platziert? Räumen Sie falls nötig um. Falls Sie noch länger oder öfter im Homeoffice arbeiten sollen, lohnt es sich!
Wie ist das Licht? Idealerweise sitze ich direkt vor dem Fenster mit Blick nach draußen. Durch das Tageslicht von vorne haben Sie schon eine sehr gute gleichmäßige Ausleuchtung.
Wie sieht der Raum hinter mir aus? Hier finden Sie noch mehr Tipps zum Thema „Wie Sie das richtige Hintergrund-Umfeld wählen“.
Gibt es eine Ecke in der Wohnung, die Sie sich so einrichten können, dass Sie nicht mehr umräumen müssen und schon perfekt für die nächsten Telefonkonferenzen vorbereitet sind?

Falls Sie sich nicht sicher ist, ob Ihr Videokonferenz-Setup schon stimmig ist oder wie Sie es noch optimieren können: Ich gebe Ihnen gern persönliches Feedback und individuelle Tipps. Rufen Sie mich einfach an.

2. Das richtige Umfeld – für eine professionelle Wirkung bei Ihrer Videokonferenz

Unser Umfeld sagt viel über uns aus. Das gilt auch für den virtuellen Raum. Machen Sie sich kurz Gedanken, was Ihr Gesprächspartner noch alles in der Videokonferenz zu sehen bekommt, außer Ihnen selbst. Das ist auch ein wichtiger Eindruck, den wir hinterlassen.
Deswegen sollte der Raum hinter uns, eine gewisse Beachtung finden.

Achten Sie im ersten Schritt darauf, wie viel Hintergrund wirklich im Bild ist. Per Video wird oft mehr übertragen, als wir ursprünglich gedacht hatten.

Schaffen Sie daher vor einem Video-Meeting für Ordnung. Achten Sie darauf, dass vor allem hinter Ihnen alles aufgeräumt ist. Je ruhiger der Hintergrund desto besser. Ist die Wirkung noch nicht optimal, macht es Sinn, den Arbeitsplatz noch einmal zu ändern. Manchmal reicht es auch die Position etwas zu drehen, um eine bessere Hintergrund-Ecke ins Bild zu bekommen.

Tipp:

Etwas räumliche Tiefe tut gut. Wenn Sie direkt vor der Wand sitzen, entstehen unschöne Schlagschatten hinter Ihnen.
Wenn Sie ihre Kamera leicht zu sich geneigt haben, können Sie dadurch die Perspektive auch für Ihren Hintergrund optimieren.
Damit vermeiden Sie schiefe oder verzerrte Wände, wenn möglich.

Wer keinen ruhigen oder schönen Hintergrund in seiner Wohnung finden kann, hat dennoch Möglichkeiten:

Leichtes Umdekorieren der Wohnung: alles was schnell und einfach geht, gilt: Bilder abhängen, Pflanze leicht verrücken, Deko-Figuren vom Regal herunterräumen…
Falthintergründe nutzen – ursprünglich aus dem Film/Foto-Background
Ein breites Rollup aufstellen
Oder im Notfall die Blur-Funktion in der jeweiligen Videokonferenz-Plattform, wenn gar nichts anderes geht

3. Die richtige Technik – gutes Equipment garantiert gute Qualität

Die Technik ist im ersten Schritt für viele die größte Herausforderung. Jede Videokonferenz-Plattform funktioniert etwas anders. Wie mache ich was, wo finde ich welchen Button, und welche Plattform bietet für welche Zwecke, die besten Möglichkeiten – DSGVO-konform natürlich?

Folgende Faktoren beeinflussen Ihr technisches Video-Setup:

Welchen Rechner verwende ich? Mac oder PC?
Interne Kamera oder eine externe Kamera? Und wenn extern – welche?
Brauche ich ein zusätzliches externes Micro?
Brauche ich zusätzliches Licht?
Worauf muss ich sonst noch achten, damit mein Ton und mein Bild bei meinem Gegenüber bestmöglich ankommt?

Rechner: Mac oder PC?

Egal ob Mac oder PC: Ihr Rechner sollte auf dem neusten Stand sein. Ebenso sollten sie alle aktuellen Updates installiert haben, damit auch die neusten Software-Applikationen der Videokonferenz-Plattformen einwandfrei laufen. Somit vermeiden Sie lästige Verzögerungen beim Betreten eines Online-Meetings („Sie müssen Zoom aktualisieren, um Ihrem Meeting beitreten zu können“).

Wenn Sie einen Mac haben, gehen Sie vermutlich davon aus, dass alles top ist, auch die interne Kamera. So ging es mir jedenfalls. Doch leider ist die Bildqualität mit einer internen Mac-Kamera nicht automatisch gut. Darum ist es wichtig, dass Sie sich Zeit nehmen, um die Kamera zu testen. Suchen Sie sich eine Testperson oder einen Coach, mit dem Sie alle Einstellungen und Eventualitäten einmal durchspielen können.

Externe Kameras finden Sie hier.

Wer am Mac sitzt und keine externe digitale Kamera (zum Beispiel von Canon, Nikon oder Sony) anschließen möchte, kann sich mit seinem Smartphone helfen. Es gibt Apps, die eine einfache Synchronisierung und Aufnahmen über das Handy ermöglichen. Die Qualität wird dadurch um Welten besser, da die integrierten Kameras in neuen Smartphones oft besser sind als die im Mac.

Weitere Technik-Links finden Sie am Ende des Artikels.

4. Die richtige Position für den Rechner und die Kamera

Inzwischen haben es die meisten bereits gehört: die Kamera sollte auf Augenhöhe sein:
Die Nasenloch-Optik ist eine Perspektive, die wir tunlichst vermeiden wollen.

Die wichtigste Basis: Der Laptop, PC-Bildschirm oder Mac muss so stehen, dass Ihre Kamera mindestens auf Ihrer Augenhöhe ist, wenn Sie entspannt aufrecht davor sitzen. Am besten sollte die Kamera sogar etwas höher sein als ihre Augen, damit Sie leicht nach oben in die Kamera schauen. Alle Fotografen unter uns wissen, dass Sie so am vorteilhaftesten aussehen. Allerdings sollten Sie nicht übertreiben: Wenn Sie zu stark nach oben schauen müssen, schadet das Ihrer Autorität.

Wie können Sie diese Anforderungen mit den oft spärlichen Möglichkeiten im Homeoffice umsetzen? Werden Sie kreativ und schauen Sie sich bei Ihnen zu Hause um: Was bietet sich als gute Unterlage für Ihren Laptop, den PC-Bildschirm oder Mac an, um die Kamera auf die richtige Höhe zu bekommen?

Hilfsmittel zur richtigen Positionierung der Kamera:

Ein Stapel dicker Bücher
Ein stabiler Schuhkarton oder eine Kiste
Ein festes Meditationskissen plus Bücher
Ein umgedrehter Papierkorb
Ein breiter Ordner, flach auf der Seite liegend, so kann die Schräge ausgenutzt werden

Sie sehen schon: Jeder wird zuhause fündig werden!

Wenn Sie Ihren Laptop oder Rechner in die richtige Position gebracht haben, denken Sie daran die Kamera leicht zu neigen, wenn sie etwas erhöht steht.

5. Das richtige Licht – für eine schöne Inszenierung in Ihrer nächsten Videokonferenz

Das Licht ist meiner Meinung nach fast der wichtigste Erfolgsfaktor für Ihren gelungenen Video-Auftritt. Unterschätzen Sie nicht, wie sehr falsche Lichtverhältnisse die Gesprächsführung, die Aufmerksamkeit der Betrachter und Ihre Wirkung beeinträchtigen können!

Ist das Licht zu grell oder zu dunkel, strengt das Ihr Gegenüber enorm an. Am wirkungsvollsten ist es, wenn Ihr Gesicht hell genug und gleichmäßig ausgeleuchtet ist, so dass Ihre Gesichtszüge, Ihre Mimik und Ihr Ausdruck gut zu erkennen ist.

Dafür sollte sich Ihr Arbeitsplatz idealerweise vor einem Fenster befinden, so dass Sie Tageslicht direkt von vorne haben. Zudem können und sollten Sie zusätzlich für weiches, warmes Licht von vorne sorgen. Auch dafür braucht es keine perfekte Profi-Beleuchtung: Stellen Sie eine Schreibtisch-Tageslichtlampe, eine warme Lampe oder ein Ringlicht direkt vor sich (knapp oberhalb der Kamera).

Alternativ können Sie auch mit zwei Lampen arbeiten. Damit können Sie eine gleichmäßige Ausleuchtung von beiden Seiten erzielen. Ebenso können Sie bei Lichteinfall von der Seite mit einer zweiten Lampe besser gegensteuern.

Vermeiden Sie:

Fenster in Ihrem Rücken oder zu helles Licht hinter Ihnen
Einen zu dunklen Hintergrund (zum Beispiel dunkle Wände bei zu heller Beleuchtung von vorne oder ein dunkles Zimmer ohne jede Beleuchtung)
Starken Lichteinfall von der Seite (wirft unschöne Schatten)
Licht nur von oben

Werten Sie schnell und kostengünstig Ihre Lichtverhältnisse auf! Links zu geeigneten Lampen und Leuchten finden Sie am Ende des Artikels.

6. Das richtige Outfit – business casual à la home office

Auch Ihr äußeres Auftreten ist vor der Kamera entscheidend. Im Homeoffice läuft vieles entspannter ab. Ich kann auch im Bad-Hair-Style und Kuscheloutfit gut und produktiv arbeiten. Aber so gehe ich nicht in die Videokonferenz. Zeigen Sie durch Ihr Auftreten und Ihr gepflegtes Äußeres Ihre Professionalität. So vermitteln Sie, dass Sie Ihre Arbeit und Ihre Aufgabe auch zuhause ernst nehmen und ganz bei der Sache sind.

Ja, Kleider machen Leute. Auch in einer Videokonferenz. Durch ein gepflegtes Aussehen werden Sie auch von Ihrem Gegenüber positiver wahrgenommen und können punkten.

Doch was ist das richtige Maß für das Homeoffice? Anzug und Krawatte oder Kostüm wären sicherlich too much. Grundsätzlich sollte das Outfit zum Anlass passen, zum Gesprächsumfeld und der Erwartungshaltung Ihrer Gesprächspartner. Ein gutes Mittelmaß ist hier genau richtig. Nicht zu wenig (schlampig), nicht zu viel (überkandidelt).

Hauptsache ordentlich, gepflegt und adrett.

Ein paar Empfehlungen für ein gutes Homeoffice-Outfit:

Bluse, Hemd oder ein Oberteil im business casual look
Haare adrett, gestylt oder einfach zusammengebunden (es braucht keine stundenlange Vorbereitung)
Leichtes Makeup – aber nicht übertrieben (hilft uns Frauen immer)
Vielleicht ein dezentes Schmuckstück

Das sind alles Kleinigkeiten. Wie bei jeder ersten Begegnung scannen wir unbewusst unser Gegenüber. Kurz gesagt wir entscheiden in Sekunden, ob uns der andere sympathisch ist, oder nicht. Genauso gilt das auch vor der Kamera.

Nutzen Sie dieses Wissen für sich zum Vorteil. Zumindest oben rum. Ob Sie in der Badehose und mit Flipflops am Rechner sitzen interessiert keinen. ;-)

7. Die richtige Vorbereitung – Videokonferenz-Einstellungen testen, testen, testen!

Vorbereitung ist die halbe Miete. Und je besser Sie vorbereitet sind, umso besser und leichter klappt es auch mit der Umsetzung. Wenn Sie den äußeren Rahmen für Ihr Homeoffice und Ihre Videokonferenzen, Webinare oder Online-Meetings einmal geschaffen haben, können Sie sich ganz auf Ihre Inhalte und die Ergebnisse konzentrieren.

Ich weiß, Sie fragen sich jetzt „oh je – wie soll ich das denn jedes Mal auch noch vorbereiten?“. Die Vorschläge klingen erst einmal nach immensem Mehraufwand. Doch so schlimm ist es gar nicht.

Was ich Ihnen wirklich empfehlen kann ist, sich einmal die Zeit zu nehmen und auf den gängigen Plattformen, die Sie verwenden, alle Einstellungen festzulegen – sowie die äußeren räumlichen wie technischen Vorbereitungen zu treffen.

Am besten richten Sie sich einmal richtig ein und lassen Ihr Setup für Ihre Homeoffice-Zeit in einer Ecke einfach aufgebaut. So können Sie sich jeder Zeit jederzeit an Ihren Rechner setzen, die Videokonferenz öffnen und starten.

Wenn alles räumlich an seinem Platz ist: der Laptop erhöht, das richtige Licht von vorne, der Hintergrund ruhig und clean, sind Sie bereit sich in Szene zu setzen.
Jetzt heißt es TESTEN, TESTEN, TESTEN.

Ich kann Ihnen nur den Tipp geben, suchen Sie sich einen Kollegen, Freund oder Coach, der mit Ihnen live die Bedingungen und die Qualität der Videoübertragung testet. Das wird das erste Mal womöglich etwas dauern, aber Ihr Ergebnis wird um Klassen besser sein.
Garantiert.

Mehr zum Thema Verhalten vor der Kamera, Videoettikette und Fauxpas, die Sie vermeiden sollten, erfahren Sie in einem meiner nächsten Blogartikel.

Kleiner Tipp schon jetzt: Ein kleines Post-it direkt neben die Kamera! Das hilft Ihnen genau in die Kamera zu blicken. Damit erreichen Sie Ihre Teilnehmer besser und richten Ihre Inhalte persönlicher und direkter an Ihre Gesprächspartner.

Viel Spaß beim Einrichten und Ausprobieren!

Sind Sie immer noch unsicher?

Gerne helfen wir Ihnen bei Ihrem Homeoffice-Setup rund um das Thema Video. Holen Sie sich Ihr persönliches Feedback! Wir unterstützen Sie mit individuellen Coaching-Sessions, damit Sie in Ihren Videokonferenzen und Webinaren wirkungsvoller rüberkommen und so bessere Ergebnisse erzielen.

Rufen Sie mich einfach an! Oder schreiben Sie mir. Ich freue mich auf Sie.

Ich wünsche Ihnen eine leichte und entspannte Zeit im Homeoffice und viel Erfolg bei allen anstehenden Projekten.

Haben Sie den Mut die Veränderungen anzunehmen und das Beste daraus zu machen!

Ihre Claudia Herpich

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